El café rápido de las mañanas. La interminable lista de tareas pendientes. Cuando el tiempo que transcurre desde que nos levantamos hasta que nos sentamos frente al ordenador ya está cargado de prisas y preocupaciones, nuestro subconsciente relaciona directamente ‘ir a ganarse el pan’ con algo pesado y desmotivador. Una tendencia extendida en los países occidentales, hasta el punto de que la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo incluye el estrés, el agotamiento y la depresión en la lista de riesgos psicosociales relacionados con el trabajo.

“Vivimos en una sociedad en que nos enorgullecemos de llenar nuestras agendas hasta límites explosivos”, aseguró Carl Honoré, autor de Elogio de la lentitud y uno de los padres de la filosofía slow. El estrés supone, junto a la ansiedad y depresiones, el 12% de las enfermedades, y está catalogado como uno de los “trastornos del siglo XXI” por la Organización Mundial de la Salud.

Es cierto que no podemos controlar factores como el nivel de exigencia de los jefes las urgencias de los clientes, pero ante estas limitaciones, se están creando y recuperando sistemas de gestión del estrés para trabajadores terremoto. En esta sociedad de la innovación, la creatividad también aflora cuando se trata de rebajar la presión laboral.

La multitarea es una de las habilidades más sobrestimadas de la vida moderna. Las decenas o cientos de correos diarios se convierten en actividades pendientes que nos impiden centrar nuestra atención en un solo objetivo, reduciendo la productividad y la calidad del resultado. La multitarea es un objetivo, más que un método de trabajo: solo un 3% de la población es supertasker, término acuñado por la Universidad de Utah en su estudio sobre los mismos. El resto aspiramos a serlo.

Para aprender esta valiosa capacidad, los expertos en gestión laboral Jim Benson y Tonniane DeMaria lanzaron en 2011 el libro Personal Kanban: Mapping Work-Navigating Life, que incide en el factor psicológico para reducir la sobrecarga emocional. El sistema es simple: una pizarra, post-its y tres columnas para diferenciar las tareas pendientes, en curso y finalizadas. Los autores resaltan que no se deben realizar más de dos o tres actividades a la vez, con el objetivo de sacar el máximo rendimiento con el número justo de tareas que se puedan compatibilizar. ¿Y la columna de “Completado”? He ahí el componente anímico: visualizar todo lo que ya hemos hecho aumenta la sensación de recompensa y motivación y disminuye el estrés.

Algo parecido a lo que propone David Allen con Getting Things Done, que adapta al estado moral un concepto muy en boga en el siglo XXI: una mente ‘líquida’ sabe adaptarse a los imprevistos con calma y eficiencia gracias a la interiorización de un procedimiento. Durante la creación de listas específicas de tareas, si una de ellas necesita ser resuelta y lleva menos de dos minutos, hazla ahora, no la pospongas; si no es tu tarea, delégala. Hay que saber priorizar con esta jerarquía: próximas acciones inminentes, proyectos que requieren más de una acción, actividades en espera para las tareas que has delegado y requieren tu atención, y tareas futuras que no puedes hacer ahora mismo.

Pero por muy bien que categoricemos las innumerables actividades, las manecillas del reloj corren a la misma velocidad durante todas ellas. Ya en 1915 Henry Gantt diseñó una herramienta gráfica para exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas: el diagrama de Gantt. Ahora, en una sociedad cada vez más acelerada y caótica, instituciones como el OBS Bussiness School recuperan los conocimientos sobre este método. Desde un simple documento Excel hasta aplicaciones como Gantt Project, Kplato o Smartsheet, el sistema permite controlar planificación de proyectos, cálculo de costes y previsión de desvíos.

El tiempo es un bien preciado y escaso cuando se trata de combinar trabajo y vida personal. Muchas veces ni siquiera hacemos esa distinción. La Técnica Pomodoro utiliza un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos o “pomodoros” separados por pausas. El sistema se basa en la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la habilidad mental. La concentración de la actividad propicia el aislamiento y supone menos interrupciones durante la realización del trabajo, lo que se traduce en más tiempo libre para la vida personal. Un objetivo final que motiva y ayuda a reducir el estrés. Como decía Albert Camus en El mito de Sísifo: “Durante todos los días de una vida sin brillo, el tiempo nos lleva. Pero siempre llega un momento en que hay que llevarlo”.

Sara Maroto